Rady a Tipy

Ak sú vaše pracovné dni prinajmenšom hektické, potom je nanajvýš dôležité udržiavať systém ukladania dokumentov aktuálny. Môže to znieť paradoxne, ale naozaj je to dôležité. Keď máte veľa práce a málo času, nemali by ste strácať čas hľadaním dokumentov.

Udržovanie poriadku na pracovnom stole veľmi prispieva k zníženiu hladiny stresu. Pokiaľ sa vám pred očami vŕšia stohy papierov, budete sa cítiť stiesnene a nedokážete sa jasne sústrediť. Pomyslite tiež na čas, ktorý ušetríte, keď budete mať rýchly prístup k potrebným dokumentom, či už papierovým alebo elektronickým.

Organizácia pracovného stola

Jediné dokumenty, ktoré by vám mali ležať na stole, sú tie, ktoré práve potrebujete na prácu. Všetko ostatné by malo byť uložené vedľa stola či za ním v závesnom systéme ukladania alebo v zoraďovačoch Leitz.

V prípade systémov závesného ukladania dokument jednoducho vložíte do kapsy a rovnako tak ľahko ho zase vyberiete. Tento systém je veľmi flexibilný, čo vysvetľuje, prečo sa v súčasnosti používa vo väčšine kancelárií.

Systém zoraďovačov s hrebeňmi, ktoré je možné jednoducho vybaviť atraktívnymi štítkami pomocou aplikácie Easyprint, ponúka užívateľom vynikajúci prehľad a rýchly prístup. Rozlišovacie listy v zoraďovači umožňujú efektívne oddeľovanie a zoskupovanie dokumentov. A vďaka jedinečnému pákovému mechanizmu je možné listy ľahko vkladať či vyberať podľa potreby.

Môžete tiež usporiadať procesy spojené s rozvrhmi a poradami s použitím denných a mesačných rozlišovačov v súprave Leitz Appointment. Dokončené procesy by ideálne mali byť presunuté do archívu.

Ponúkame omnoho viac skvelých riešení pre takmer každú organizačnú výzvu – napríklad dosky Active na použitie mimo kancelárie.

Organizácia počítača

Pre každý projekt by ste si mali založiť priečinok či podpriečinok, kam budete ukladať všetky príslušné údaje. Veľmi dôležité je tiež stanoviť si praktickú a efektívnu štruktúru súborov a dát. Pri pomenovávaní súborov zvoľte také názvy, ktoré vám presne povedia, čo súbor obsahuje bez toho, aby ste ho museli otvárať. Keď k názvu súboru pridáte dátum – rok, mesiac a deň – automaticky získate prehľad všetkých verzií súboru v chronologickom poradí. Na prvý pohľad poznáte, ktorý súbor je aktuálny.

Súbory, ktoré už pravidelne nepotrebujete, pretože daný projekt bol dokončený, môžete raz navždy archivovať – jednoducho ich presuňte na externý pevný disk alebo vypáľte na DVD.

Pomocou vhodne navrhnutého systému ukladania zvládnete i každodennú záplavu e-mailov. Pre každý aktuálny projekt si v schránke jednoducho založte podpriečinok. E-maily, ktoré už ste vybavili, jednoducho presuniete do príslušného priečinka. Nedôležité e-maily môžete okamžite zmazať. Pomocou tohto prístupu si z e-mailov v schránke môžete vytvoriť zoznam úloh a pritom mať prehľad o rozpracovaných projektoch.

Zákonom stanovená lehota archivácie

Väčšina štátov má predpisy týkajúce sa lehoty uloženia obchodných dokumentov. V dnešných časoch elektronickej komunikácie sa tieto predpisy nevzťahujú len na papierové dokumenty. Väčšinu dôležitých dokumentov a súborov je možné tiež archivovať v elektronickej podobe. Dajte pozor, aby ste e-maily po určitom čase jednoducho nezmazali. Mali by byť tiež uložené do elektronického archivačného systému – či už na DVD alebo externom pevnom disku – ktorý je prehľadne usporiadaný a technologicky aktuálny.