Rady a Tipy
Porada tímu
Porady tímu sú často vnímané ako demotivačné, neefektívne, rušivá strata
času. Je to niečo, čo je potrebné prežuť a mať to z krku, premýšľanie o
všetkých veciach, ktoré ste mohli urobiť za ten stratený čas. Cynicky
povedané: veľa ľudí urobí málo práce.
Ale ešte existuje jedno príslovie, ktoré sa hodí na porady tímu perfektne: čas sú peniaze. Koniec koncov, na týchto poradách je veľký počet dobre platených odborníkov.
Pravidelné porady sú vlastne dôležité, pretože každý v tíme musí byť rovnako dobre informovaný, aby nikto nepokračoval zbytočne zlou cestou. Porada šetrí čas, aj keď je toľko práce, že skutočne nemáte čas – alebo skutočne z tohto dôvodu.
Porady tímu sú v skutočnosti veľmi efektívne: poviete niečo len raz a každý je okamžite informovaný. Keď všetko uvážime, mali by ste z dobrej porady odchádzať s pocitom, že to, čo sa prebralo, je potrebné realizovať.
Ale prečo je to len vzácny prípad? Čo robí dobrú poradu dobrou?
Ale ešte existuje jedno príslovie, ktoré sa hodí na porady tímu perfektne: čas sú peniaze. Koniec koncov, na týchto poradách je veľký počet dobre platených odborníkov.
Pravidelné porady sú vlastne dôležité, pretože každý v tíme musí byť rovnako dobre informovaný, aby nikto nepokračoval zbytočne zlou cestou. Porada šetrí čas, aj keď je toľko práce, že skutočne nemáte čas – alebo skutočne z tohto dôvodu.
Porady tímu sú v skutočnosti veľmi efektívne: poviete niečo len raz a každý je okamžite informovaný. Keď všetko uvážime, mali by ste z dobrej porady odchádzať s pocitom, že to, čo sa prebralo, je potrebné realizovať.
Ale prečo je to len vzácny prípad? Čo robí dobrú poradu dobrou?
Príprava
Každý pondelok ráno prídete spoločne. Nikto sa na diskusiu nepripravuje. Neexistuje žiadny program, tak nikto nevie, čo je potrebné prebrať – často ani sám šéf. Niet sa teda čomu diviť, že jediným výsledkom je znechutenie. Ako je možné situáciu vylepšiť?
• Pred schôdzkou koncipujte program.
• Zoraďte body programu podľa ich dôležitosti a zamerania porady. Je čisto informatívna? Je to len o výmene nápadov? Alebo je potrebné urobiť rozhodnutia?
• Teraz môžete pomerne ľahko zostaviť časový rozvrh pre každý bod – a tak tiež udať, kedy sa má porada skončiť. Témy relevantné iba pre určitého člena tímu sa nechajú na koniec porady, aby sa nezdržiaval niekto, kto potrebuje skončiť, a tak tam nemusí nikto sedieť znudene.
• Pred poradou dostanú všetci členovia tímu program a potrebné podklady pre diskusiu. Každý má potom možnosť vo vymedzenom čase navrhnúť ďalšie body na prebratie.
• Keď sa pridajú nové body, každý dostane pred rokovaním aktualizovanú verziu programu.
Teraz sa môže každý na poradu pripraviť, takže môže byť dobre informatívna a účelná. Nikto odtiaľ nebude odchádzať s tým, že nevedeli, čo sa bude preberať, alebo že nemali podklady.
Nestačí len poslať stanovený program? Nie! Tím môže mať pocit, že nesmie nič povedať alebo že sú prevalcovaní. Môže to budiť dojem, že majú prebrať triviálne témy, zatiaľ čo skutočne naliehavé záležitosti sa nikdy neprerokujú.
Je tiež dôležité, aby sa na poradu vybral správny čas, čo napokon prispieva k jej úspechu. Keď každý neustále sleduje hodinky, pretože pracovný čas sa už dávno skončil, veľmi to ruší, ako keď každý neustále zíva, pretože je skoro ráno. Naopak, ak má byť diskusia perfektná, včasný koniec dňa alebo týždňa – s nejakými chutnými prekvapivými lahôdkami a nápojmi – stačí, aby sa tešili na ďalšiu...
Predseda
Porada potrebuje dobrého predsedu, pretože
• niekto musí zaistiť, že každý má možnosť prehovoriť, keď má čo povedať. A zastaviť tých, čo nemajú čo povedať, a len opakujú to, čo už bolo až do najmenšieho detailu povedané – začínajú obávaným „Ako už kolega povedal…“
• niekto musí zaistiť, že diskusia zostane férová a faktická a že nikto nikoho nesekíruje.
• niekto musí byť zodpovedný za dosiahnutie cieľov každého bodu – získanie informácií, diskusia a rozhodnutia, ktoré zahŕňajú – a viesť diskusie podľa toho. Pokiaľ je čisto informatívna, diskusia nie je potrebná. Pokiaľ je o výmene názorov, nie je potrebné dosiahnuť zhodu. Pokiaľ je potrebné dospieť k rozhodnutiu, musí sa výsledok jasne zaznamenať, aby nedošlo k nedorozumeniu.
• niekto musí sledovať čas. Pokiaľ je na každý bod vymeraný čas, je potrebné ho dodržať. Pokiaľ treba, aby sa porada skončila o určitej hodine, každý musí byť v tom čase pripravený – nie je možné nechať polovicu programu neprebratú.
Všetky tieto úlohy má na starosti predseda. Je veľmi dôležité, aby bola táto osoba pripravená, aby sa dosiahol úspešný koniec porady. Predseda musí vedieť, čo je čo – čo je možné iba vtedy, ak je dobre informovaný. Jediný spôsob, ako si s týmto problémom poradiť, je zvoliť predsedu, ktorý je zodpovedný za tému, ktoré sa prerokováva, alebo osobu, ktorá danú tému najlepšie pozná. Ale to nesie riziko subjektivity a nedostatok odstupu. A nie každý môže byť dobrým predsedom.
Porada sa končí stručnou spätnou väzbou: je každý s priebehom spokojný? Čo šlo dobre a čo zle? Má každý pocit, že je dostatočne dobre informovaný alebo má niekto pocit, že ho prevalcovali alebo že sa k nemu nepristupovalo fér? Je lepšie, aby sa všetky obavy ľudí prebrali teraz a nie až keď odíde polovica tímu s tým, že sú dotknutí.
Porada potrebuje dobrého predsedu, pretože
• niekto musí zaistiť, že každý má možnosť prehovoriť, keď má čo povedať. A zastaviť tých, čo nemajú čo povedať, a len opakujú to, čo už bolo až do najmenšieho detailu povedané – začínajú obávaným „Ako už kolega povedal…“
• niekto musí zaistiť, že diskusia zostane férová a faktická a že nikto nikoho nesekíruje.
• niekto musí byť zodpovedný za dosiahnutie cieľov každého bodu – získanie informácií, diskusia a rozhodnutia, ktoré zahŕňajú – a viesť diskusie podľa toho. Pokiaľ je čisto informatívna, diskusia nie je potrebná. Pokiaľ je o výmene názorov, nie je potrebné dosiahnuť zhodu. Pokiaľ je potrebné dospieť k rozhodnutiu, musí sa výsledok jasne zaznamenať, aby nedošlo k nedorozumeniu.
• niekto musí sledovať čas. Pokiaľ je na každý bod vymeraný čas, je potrebné ho dodržať. Pokiaľ treba, aby sa porada skončila o určitej hodine, každý musí byť v tom čase pripravený – nie je možné nechať polovicu programu neprebratú.
Všetky tieto úlohy má na starosti predseda. Je veľmi dôležité, aby bola táto osoba pripravená, aby sa dosiahol úspešný koniec porady. Predseda musí vedieť, čo je čo – čo je možné iba vtedy, ak je dobre informovaný. Jediný spôsob, ako si s týmto problémom poradiť, je zvoliť predsedu, ktorý je zodpovedný za tému, ktoré sa prerokováva, alebo osobu, ktorá danú tému najlepšie pozná. Ale to nesie riziko subjektivity a nedostatok odstupu. A nie každý môže byť dobrým predsedom.
Porada sa končí stručnou spätnou väzbou: je každý s priebehom spokojný? Čo šlo dobre a čo zle? Má každý pocit, že je dostatočne dobre informovaný alebo má niekto pocit, že ho prevalcovali alebo že sa k nemu nepristupovalo fér? Je lepšie, aby sa všetky obavy ľudí prebrali teraz a nie až keď odíde polovica tímu s tým, že sú dotknutí.
Pokračovanie
Predseda niekoho potrebuje, aby urobil zápis: nie je možné viesť dobre poradu a zároveň robiť poznámky.
Zápis nie je na to, aby sa prederavil a založil; je od toho, aby si ľudia prečítali, čo sa preberalo alebo rozhodlo, a skontrolovalo sa, komu bola aká úloha pridelená. Koniec koncov, ľudia si často nie sú istí, alebo sa nemohli porady zúčastniť. Zápis teda zhŕňa fakty a nič viac. Kto čo povedal, prečo a ako často nie je dôležité.
Zápis môže často poslúžiť na začiatku ďalšej porady, aby sa skontrolovalo, či ľudia splnili úlohy, ktoré im boli minule pridelené.
A keď im posielate zápis, môžete ich pozvať na ďalšiu poradu…
Zdroj obrázků: www.aboutpixel.de
Predseda niekoho potrebuje, aby urobil zápis: nie je možné viesť dobre poradu a zároveň robiť poznámky.
Zápis nie je na to, aby sa prederavil a založil; je od toho, aby si ľudia prečítali, čo sa preberalo alebo rozhodlo, a skontrolovalo sa, komu bola aká úloha pridelená. Koniec koncov, ľudia si často nie sú istí, alebo sa nemohli porady zúčastniť. Zápis teda zhŕňa fakty a nič viac. Kto čo povedal, prečo a ako často nie je dôležité.
Zápis môže často poslúžiť na začiatku ďalšej porady, aby sa skontrolovalo, či ľudia splnili úlohy, ktoré im boli minule pridelené.
A keď im posielate zápis, môžete ich pozvať na ďalšiu poradu…
Zdroj obrázků: www.aboutpixel.de