Rady a Tipy

Prieskum v kanceláriách ukázal, že farebne označené dosky môžu znížiť čas potrebný pre vyhľadanie vecí o 33 % i viac!!

Tri spôsoby, ako pomocou farieb vytvoriť účinnejší archivačný systém.

1. Ukladajte každý predmet pod inou farbou
Najzrejmejšou výhodou používania farieb pri ukladaní dokumentov je možnosť triediť informácie a nájsť ich na prvý pohľad. Napríklad, pokiaľ si pre každý typ zákazníckej evidencie, t. j. objednávky, dodacie listy a faktúry, zvolíte obaly odlišnej farby, je omnoho menšia pravdepodobnosť, že dôjde k ich premiešaniu.

2. Myslite v blokoch
Pokiaľ používate systém závesnej archivácie, napríklad systém Esselte, potom najlepším spôsobom farebného značenia je vytvoriť si farebné bloky v každej zásuvke. Pokiaľ napríklad ukladáte dokumenty abecedne, môže byť všetko začínajúce sa písmenom A uložené v modrej zložke, písmenom B v oranžovej zložke atď. Zoskupovanie obalov rovnakej farby v zásuvke umožňuje rýchlejšiu a jednoduchšiu identifikáciu správnej sekcie, ako vizuálne, tak manuálne. Esselte ponúka mnoho farieb, ktoré vám dávajú možnosť výberu.

3. Zdvojnásobte svoje možnosti farebného značenia a zvýšte účinnosť archivácie.
Farebné obaly Esselte používajú na vnútornej strane svetlejší odtieň vonkajšej farby. Aby ste zdvojnásobili svoje možnosti farebného značenia, stačí len obrátiť obaly naruby.