Rady a Tipy
Zdvorilé odmietnutie
Je samozrejmé, že nikto nemôže hovoriť na všetko áno. A aj keď si svoj
rozvrh dobre naplánujete, občas sa môže stať, že nie ste schopní splniť
nejaký záväzok. Ale ako niečo odmietnuť či zrušiť bez toho, aby ste
druhých naštvali?
"Veľmi sa ospravedlňujem, no…": v každodennom pracovnom živote sa možno ťažko vyhnúť príležitostnému odmietnutiu. A je, samozrejme, veľmi dôležité nehladiť klientov či obchodných partnerov proti srsti: chcete si s nimi predsa udržať dobrý pracovný vzťah i do budúcnosti. Je teda potrebný takt a citlivosť.
"Veľmi sa ospravedlňujem, no…": v každodennom pracovnom živote sa možno ťažko vyhnúť príležitostnému odmietnutiu. A je, samozrejme, veľmi dôležité nehladiť klientov či obchodných partnerov proti srsti: chcete si s nimi predsa udržať dobrý pracovný vzťah i do budúcnosti. Je teda potrebný takt a citlivosť.
Odmietanie pozvánok
Pozvánky si vždy zaslúžia odpoveď – čo najskôr. Hneď ako sa rozhodnete, nie je dôvod odpoveď odkladať. Ak ešte nie je isté, či sa váš vedúci bude môcť zúčastniť, kontaktujte ich aj tak a opýtajte sa, či môžete účasť záväzne potvrdiť neskôr. Vaši hostitelia to ocenia, pretože im pomôžete pri plánovaní.
Odmietnutie či prijatie pozvánky nemusí byť príliš vedecké. Zorganizovať nejakú akciu je drina a ľudia sú radi, keď sa im za ňu dostane trocha uznania. Ako teda odpovedať za svojho šéfa, keď je pozvaný ako rečník na konferenciu, no nebude sa môcť zúčastniť? "Veľmi ďakujem za pozvanie. Moje pracovné povinnosti mi však, bohužiaľ, nedovoľujú sa zúčastniť." Proti tejto formulácii sa nedá nič namietnuť, no je trochu nudná. "Ďakujem, že ste ma pozvali, aby som prehovoril na vašej konferencii. Som veľmi rád, že vás môj názor na túto tému zaujíma natoľko, že chcete, aby som sa o neho na konferencii podelil. S o to väčším poľutovaním musím však vašu pozvánku odmietnuť, pretože v daný deň budem na služobnej ceste v zahraničí. Azda to vyjde nabudúce. Dúfam, že za mňa rýchlo nájdete náhradu a že celá akcia prebehne k spokojnosti vás i vašich hostí." To znie uvoľnenejšie a osobnejšie. Tento príklad zároveň ukazuje, čo by odmietnutie malo obsahovať: vašu ľútosť, vážny dôvod a prianie všetkého najlepšieho pre celú akciu. Ak odmietate pozvanie na oslavu narodenín, firemného výročia a podobne, je, samozrejme, namieste tiež blahoželanie.
Pokiaľ nie je dostatok času, môžete ich v prípade nutnosti informovať aj e-mailom, faxom či telefonicky: v každom prípade je to lepšie ako neodpovedať vôbec. V takom prípade by ste však mali ešte poslať poštou formálnu odpoveď s ospravedlnením.
Keď vás tlačí čas…
Bez ohľadu na to, ako dobre naplánujete šéfov rozvrh, niekedy do toho skrátka niečo príde. Oznámte to zainteresovaným osobám čo najskôr – počítajú s tou schôdzkou, pripravujú sa na ňu a možno si už dokonca rezervovali letenku alebo hotelovú izbu. V takom prípade je slušnosťou poskytnúť im čas, aby mohli svoje plány zmeniť.
Pokiaľ musíte zrušiť schôdzku krátko pred konaním, napríklad keď váš šéf náhle ochorie alebo uviazne v dopravnej zápche, je samozrejmé, že by ste sa rovnako mali čo najskôr ozvať. Oneskoreniu sa tiež môžete vyhnúť tým, že ponecháte medzi schôdzkami časové medzery, namiesto aby ste ich dohodli hneď po sebe.
Nech už je dôvod zrušenia schôdzky akýkoľvek, ak ju možno presunúť, mali by ste okamžite navrhnúť náhradný termín. Tým dávate najavo, aká je schôdzka pre vášho šéfa dôležitá. A, samozrejme, musíte sa ospravedlniť a vysvetliť, prečo je schôdzka zrušená či presunutá.
Bez ohľadu na to, ako dobre naplánujete šéfov rozvrh, niekedy do toho skrátka niečo príde. Oznámte to zainteresovaným osobám čo najskôr – počítajú s tou schôdzkou, pripravujú sa na ňu a možno si už dokonca rezervovali letenku alebo hotelovú izbu. V takom prípade je slušnosťou poskytnúť im čas, aby mohli svoje plány zmeniť.
Pokiaľ musíte zrušiť schôdzku krátko pred konaním, napríklad keď váš šéf náhle ochorie alebo uviazne v dopravnej zápche, je samozrejmé, že by ste sa rovnako mali čo najskôr ozvať. Oneskoreniu sa tiež môžete vyhnúť tým, že ponecháte medzi schôdzkami časové medzery, namiesto aby ste ich dohodli hneď po sebe.
Nech už je dôvod zrušenia schôdzky akýkoľvek, ak ju možno presunúť, mali by ste okamžite navrhnúť náhradný termín. Tým dávate najavo, aká je schôdzka pre vášho šéfa dôležitá. A, samozrejme, musíte sa ospravedlniť a vysvetliť, prečo je schôdzka zrušená či presunutá.
Keď bol druhý kandidát lepší
Keď je zverejnená ponuka práce, obvykle sa prihlási niekoľko ľudí. To znamená, že okrem jedného ich budete musieť všetkých odmietnuť.
Nezabudnite, že váš list bude pre príjemcu veľkým sklamaním, s tým nič nenarobíte. Môžete však dať najavo, že s ním súcítite, tým, že ho neodbavíte len pár slovami. Nie je potrebné sa zmieňovať, že danú prácu získal niekto iný – to je zrejmé. Vyhnite sa prázdnym frázam, no nezabiehajte do prílišných podrobností. Na čo je dobré uchádzačke vravieť, že skončila ako druhá? Je to slabá útecha – a tým viac ju bude mrzieť, že neuspela.
Poďakujte sa jej za jej záujem a vyjadrite ľútosť nad tým, že ste ju museli odmietnuť. Zdôraznite, aké ťažké to bolo rozhodovanie. Nakoniec jej zaželajte všetko dobré do budúcnosti – to skrátka patrí k dobrému bontónu.
Možno vám pomôže stručný príklad: "Veľmi vám ďakujeme za vašu žiadosť. Nečakali sme, že o toto miesto prejaví záujem toľko uchádzačov. Naše rozhodovanie tak bolo veľmi ťažké. Miesto môže dostať len jeden kandidát a všetkých ostatných musíme sklamať. Nie je to ľahká úloha, no nemôžeme sa jej vyhnúť. Nepovažujte to, prosím, za hodnotenie vašej osoby, no musíme vám, bohužiaľ, oznámiť, že ste neboli vybraná. Dúfame, že sa tým nenecháte odradiť a rýchlo si nájdete miesto v inej spoločnosti."
Keď je zverejnená ponuka práce, obvykle sa prihlási niekoľko ľudí. To znamená, že okrem jedného ich budete musieť všetkých odmietnuť.
Nezabudnite, že váš list bude pre príjemcu veľkým sklamaním, s tým nič nenarobíte. Môžete však dať najavo, že s ním súcítite, tým, že ho neodbavíte len pár slovami. Nie je potrebné sa zmieňovať, že danú prácu získal niekto iný – to je zrejmé. Vyhnite sa prázdnym frázam, no nezabiehajte do prílišných podrobností. Na čo je dobré uchádzačke vravieť, že skončila ako druhá? Je to slabá útecha – a tým viac ju bude mrzieť, že neuspela.
Poďakujte sa jej za jej záujem a vyjadrite ľútosť nad tým, že ste ju museli odmietnuť. Zdôraznite, aké ťažké to bolo rozhodovanie. Nakoniec jej zaželajte všetko dobré do budúcnosti – to skrátka patrí k dobrému bontónu.
Možno vám pomôže stručný príklad: "Veľmi vám ďakujeme za vašu žiadosť. Nečakali sme, že o toto miesto prejaví záujem toľko uchádzačov. Naše rozhodovanie tak bolo veľmi ťažké. Miesto môže dostať len jeden kandidát a všetkých ostatných musíme sklamať. Nie je to ľahká úloha, no nemôžeme sa jej vyhnúť. Nepovažujte to, prosím, za hodnotenie vašej osoby, no musíme vám, bohužiaľ, oznámiť, že ste neboli vybraná. Dúfame, že sa tým nenecháte odradiť a rýchlo si nájdete miesto v inej spoločnosti."